メール作成
AIメール作成プロンプト
ビジネスメールをAIに頼むときは、目的、相手、状況、期限、トーンを指定すると、確認しやすい返信文になります。お礼、お詫び、催促、日程調整、確認依頼などの下書き作成に使えます。
入力内容はこのサイトから外部AIへ自動送信されません。外部AIへ貼り付ける前に、個人情報や社外秘を含まないか確認してください。AIの回答は、送信・提出前に人が確認してください。
このページでできること
メール作成でAIに渡す条件を整理し、相手との関係性や期限に合うプロンプトを選べます。
- お礼、お詫び、催促、日程調整、確認依頼の用途を選ぶ。
- 相手、状況、伝えたい要点、避けたい表現を確認する。
- テンプレートカードからツール本体を開き、メール用の指示文を作る。
使える場面
お礼・お詫び
打合せ後のお礼、納期遅れのお詫び、行き違いへの配慮を自然な文に整えます。
催促・確認依頼
相手を責めずに、確認してほしい内容と期限を明確にします。
日程調整・返信文
候補日、参加者、オンライン可否、返信期限を整理して下書きを作ります。
入力するとよい内容
- 相手
- 取引先の担当者。何度かやり取りがあり、丁寧だが堅すぎない文にしたい。
- 状況
- 先週送った資料の確認結果を、今週金曜までに返信してほしい。
- 伝えたい要点
- 行き違いなら失礼したい。確認してほしい箇所は2点。添付資料は送付済み。
- 避けたい表現
- 強い催促、責める表現、長すぎる前置き。
メールは用途ごとに必要な情報が少し違います。お礼は「何に感謝するか」、お詫びは「事実と対応策」、催促は「期限と行き違いへの配慮」、日程調整は「候補日と所要時間」を入れると、AIの下書きが確認しやすくなります。
よくある失敗
目的が曖昧
お礼なのか依頼なのかが混ざり、相手の次の行動が分かりにくくなります。
関係性を書かない
初回の相手か、既存取引先かで、文の距離感が変わります。
期限を書かない
「ご確認ください」だけでは、いつまでに何をすればよいか伝わりません。
テンプレートカード一覧
お礼メールを作る
感謝と次の行動を自然にまとめます。
このテンプレートで作るお詫びメールを作る
事実、謝意、対応策を落ち着いた表現にします。
このテンプレートで作る催促メールを作る
行き違いに配慮しながら期限を明確にします。
このテンプレートで作る日程調整メールを作る
候補日、所要時間、場所、返信期限を整理します。
このテンプレートで作る確認依頼メールを作る
確認事項と期限を分かりやすく伝えます。
このテンプレートで作るコピー後の次アクション
- AIの下書きから、事実と違う表現や強すぎる表現を削る。
- 宛名、会社名、日付、添付資料名、返信期限を送信前に確認する。
- 謝罪、契約、金額、納期に関わるメールは社内確認を通す。
AIに貼る前に確認すること
送信前に確認
社外秘、個人情報、顧客名、未公開条件は外部AIへ貼る前に伏せ字にしてください。AIの返信案は、そのまま送信せず、事実関係と社内ルールを確認します。
ツールでプロンプトを作る
相手、状況、要点、期限、避けたい表現を入力して、メール作成用の指示文を作れます。